個人情報保護規程
第1条 目的
この規定は、小田原市個人情報保護条例（平成１６年小田原市条例第２５号。以下「条例」という。）の趣旨にのっとり、個人の尊厳を保つ上で個人情報の保護が重要であることにかんがみ、小田原市勤労者共済会（以下「共済会」という。）が保有する個人情報の適正な取扱いの確保に関し必要な事項を定めることを目的とする。
第２条 定義
この規定において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
（１）個人情報：個人に関する情報であって、特定の個人が識別され、又は他の情報と照合することで特定の個人が識別され得るものをいう。
（２）文書：共済会の役員、評議員及び職員（以下「役職員」という。）が職務上作成し、又は取得した文書、図画（これらを撮影したマイクロフィルムを含む。以下同じ。）及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することが出来ない方式で作られた記録をいう。以下同じ。）であって、役職員が組織的に用いるものとして、共済会が保有しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。
ア：新聞、雑誌、書籍その不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの
イ：文書又は図画の作成の補助に用いるため一時的に作成した電磁的記録
第３条 共済会の責務
１：共済会は、事務事業を通じて個人情報の保護に務めるとともに、個人情報の保護に関する市の施策に協力しなければならない。
２：役職員は、職務に関して知り得た個人情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。その職を退いた後も、同様とする。
第４条 取扱いの制限
共済会は、次に掲げる事項に関する個人情報を取り扱ってはならない。
（１）思想、信条及び宗教
（２）人種及び民族
（３）犯罪歴
（４）前３号に掲げるもののほか、基本的人権を損なうおそれのある事項
第５条 収集の制限
１：共済会は、個人情報を収集するときは、あらかじめ個人情報を取り扱う目的（以下「取扱目的」という。）を明確にし、当該取扱目的の達成のために必要な範囲内で適法かつ公平な手段により収集しなければならない。
２：共済会は、個人情報を収集するときは、本人から収集しなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。
（１）法令等の規定に基づき収集するとき
（２）本人の同意に基づき収集するとき
（３）個人の生命、身体又は財産の安全を守るため緊急かつやむを得ない必要があると認めて収集するとき。
（４）出版、報道その他これらに類する行為により公にされたものから収集するとき。
（５）本人から収集することにより、当該事務事業の性質上その目的の達成に支障が生じ、又は円滑な実施を困難にする恐れがあること、その他本人以外のものから収集することに相当な理由があると認めて収集するとき。
第６条 利用及び提供の制限
共済会は、個人情報を収集したときの取扱目的の範囲を超えて当該個人情報を利用し、又は提供してはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りではない。
（１）法令等の規定に基づき利用し、又は提供するとき
（２）本人の同意に基づき利用し、若しくは提供するとき、又は本人に提供するとき
（３）個人の生命、身体又は財産の安全を守るため緊急かつやむを得ない必要があると認めて利用し、又は提供するとき
第７条 正確性、安全性等の確保
１：共済会は、取扱目的に必要な範囲内で、その保有する個人情報を正確かつ最新なものに保つよう努めなければならない。
２：共済会は、個人情報の漏洩、滅失及び棄損の防止その他の個人情報の適切な管理のために必要な措置を講じなければならない。
３：共済会は、取扱目的に関し保有する必要がなくなった個人情報を確実に、かつ、速やかに廃棄し、又は消去しなければならない。
第８条 委託に伴う措置
共済会は、個人情報の取扱いを伴う事務又は事業を共済会以外の者に受託するときは、当該契約において、個人情報の適切な取扱いについて受託者が講ずべき措置を明らかにしなければならない。
第９条 苦情処理
共済会は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。
第１０条 委任
この規定の施行に関し必要な事項は、会長が別に定める。
附則
この規定は、平成１７年４月１日から施行する。
この規定は、小田原市個人情報保護条例（平成１６年小田原市条例第２５号。以下「条例」という。）の趣旨にのっとり、個人の尊厳を保つ上で個人情報の保護が重要であることにかんがみ、小田原市勤労者共済会（以下「共済会」という。）が保有する個人情報の適正な取扱いの確保に関し必要な事項を定めることを目的とする。
第２条 定義
この規定において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
（１）個人情報：個人に関する情報であって、特定の個人が識別され、又は他の情報と照合することで特定の個人が識別され得るものをいう。
（２）文書：共済会の役員、評議員及び職員（以下「役職員」という。）が職務上作成し、又は取得した文書、図画（これらを撮影したマイクロフィルムを含む。以下同じ。）及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することが出来ない方式で作られた記録をいう。以下同じ。）であって、役職員が組織的に用いるものとして、共済会が保有しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。
ア：新聞、雑誌、書籍その不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの
イ：文書又は図画の作成の補助に用いるため一時的に作成した電磁的記録
第３条 共済会の責務
１：共済会は、事務事業を通じて個人情報の保護に務めるとともに、個人情報の保護に関する市の施策に協力しなければならない。
２：役職員は、職務に関して知り得た個人情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。その職を退いた後も、同様とする。
第４条 取扱いの制限
共済会は、次に掲げる事項に関する個人情報を取り扱ってはならない。
（１）思想、信条及び宗教
（２）人種及び民族
（３）犯罪歴
（４）前３号に掲げるもののほか、基本的人権を損なうおそれのある事項
第５条 収集の制限
１：共済会は、個人情報を収集するときは、あらかじめ個人情報を取り扱う目的（以下「取扱目的」という。）を明確にし、当該取扱目的の達成のために必要な範囲内で適法かつ公平な手段により収集しなければならない。
２：共済会は、個人情報を収集するときは、本人から収集しなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。
（１）法令等の規定に基づき収集するとき
（２）本人の同意に基づき収集するとき
（３）個人の生命、身体又は財産の安全を守るため緊急かつやむを得ない必要があると認めて収集するとき。
（４）出版、報道その他これらに類する行為により公にされたものから収集するとき。
（５）本人から収集することにより、当該事務事業の性質上その目的の達成に支障が生じ、又は円滑な実施を困難にする恐れがあること、その他本人以外のものから収集することに相当な理由があると認めて収集するとき。
第６条 利用及び提供の制限
共済会は、個人情報を収集したときの取扱目的の範囲を超えて当該個人情報を利用し、又は提供してはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りではない。
（１）法令等の規定に基づき利用し、又は提供するとき
（２）本人の同意に基づき利用し、若しくは提供するとき、又は本人に提供するとき
（３）個人の生命、身体又は財産の安全を守るため緊急かつやむを得ない必要があると認めて利用し、又は提供するとき
第７条 正確性、安全性等の確保
１：共済会は、取扱目的に必要な範囲内で、その保有する個人情報を正確かつ最新なものに保つよう努めなければならない。
２：共済会は、個人情報の漏洩、滅失及び棄損の防止その他の個人情報の適切な管理のために必要な措置を講じなければならない。
３：共済会は、取扱目的に関し保有する必要がなくなった個人情報を確実に、かつ、速やかに廃棄し、又は消去しなければならない。
第８条 委託に伴う措置
共済会は、個人情報の取扱いを伴う事務又は事業を共済会以外の者に受託するときは、当該契約において、個人情報の適切な取扱いについて受託者が講ずべき措置を明らかにしなければならない。
第９条 苦情処理
共済会は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。
第１０条 委任
この規定の施行に関し必要な事項は、会長が別に定める。
附則
この規定は、平成１７年４月１日から施行する。
